introduktion til monday.com
Jeg husker tydeligt, da jeg første gang stiftede bekendtskab med monday.com. Jeg var blevet ret træt af at svæve mellem uoverskuelige Excel-ark, endeløse e-mail-kæder og Slack-beskeder, hvor vigtige opgaver forsvandt i mængden. Da jeg hørte om et værktøj, der kombinerer projektstyring, opgavestyring og teamkommunikation, tænkte jeg: “Kan det virkelig fungere bedre end Trello, Asana eller Jira?”
Det korte svar er ja. For mig blev monday.com en ny måde at få overblik på. Plattformen kan virke som en simpel “tavle” til at holde styr på opgaver, men dykker du dybere ned, opdager du en fleksibel projektstyringsløsning, der kan tilpasses alt fra marketingkampagner til softwareudvikling og HR-processer. Samtidig er brugerfladen ret intuitiv, så du ikke føler, du skal tage en hel uddannelse for at bruge den.
I dette indlæg vil jeg gennemgå, hvad monday.com er, hvem det henvender sig til, dets funktioner, fordele, ulemper og give dig en idé om, hvordan du kan bruge det i praksis. Der kommer også et lille case-studie, hvor vi ser, hvordan en (hypotetisk) virksomhed gik fra kaos til kontrol ved hjælp af monday.com.
hvad er monday.com? – et hurtigt overblik
monday.com er en online platform (SaaS), der hjælper teams med at planlægge, organisere og spore arbejde. Tænk på det som et dynamisk regneark kombineret med en projektstyringsapp, hvor du kan tilføje kolonner, statusfelter, deadlines, prioriteringer, filer osv. Alt sammen i en visuel opsætning, der kan justeres efter dine behov.
fleksible “boards”
Hovedkonceptet i monday.com er “boards.” Hvert board repræsenterer et projekt eller et område af arbejdet. Inden i boardet har du rækker, der kan være opgaver, processer eller kunder, alt efter hvad du arbejder med. Du kan tilføje kolonner for status, ansvarlig person, datoer, tal, tekster, tags m.m. På den måde bygger du din egen struktur, som passer til netop dit team.
samarbejde i realtid
Når du tilføjer en opgave, kan du tilknytte en (eller flere) ansvarlige personer, sætte en deadline og evt. skrive kommentarer. Alle i teamet kan se opdateringer, ændringer i status og filupload i realtid. Du slipper altså for e-mail-beskeder ala “Hej, hvor langt er du nået med X?”—alle informationer er samlet på boardet.
automation og integration
monday.com lader dig automatisere gentagne handlinger. For eksempel kan du opsætte en regel, der siger: “Hvis en opgaves status ændres til ‘klar til test’, skal der sendes en besked i Slack og en e-mail til QA-teamet.” Desuden findes der en række integrationer med andre populære tjenester som Gmail, Google Drive, Slack, Zoom osv. Det betyder, du kan forbinde dine vigtigste værktøjer og samle alt i monday.com.
typiske scenarier hvor monday.com giver mening
- projekter med mange opgaver og deadlines: Hvis du f.eks. har et marketingteam, der kører kampagner på tværs af sociale medier, e-mail marketing og partnerskaber, kan du nemt organisere alle tasks, deadlines og personer i monday.com.
- produktudvikling og agile teams: Nogle bruger monday.com som et alternativ til Jira for at planlægge sprints, backlog og følge hver enkelt feature.
- kundehåndtering og crm-light: Selvom monday.com ikke er en dedikeret CRM-platform, kan man bygge et board til at tracke leads, salgsstadier og aftaler.
- events og konferencer: Fra sponsorer til talere, budget til tidsplan—du kan holde styr på alle de parallelle spor, der skal gå op i en højere enhed.
centrale funktioner i monday.com
1. board-visninger
monday.com giver dig flere måder at se dine boards på:
- tabel: Den klassiske visning, hvor opgaver er i rækker, og kolonner viser status, dato osv.
- kanban: Ligner Trello-bræt, hvor du kan trække opgaver mellem kolonner (f.eks. “To Do,” “In Progress,” “Done”).
- gantt: Tidsplanvisning til projektstyring, så du kan se afhængigheder, deadlines og kritiske veje.
- kalender: For de, der ønsker et hurtigt overblik over aktiviteter pr. dag eller uge.
Fordele:
- Fleksibilitet i, hvordan du vil visualisere arbejdet.
- Du kan skifte mellem visninger uden at miste data.
Ulemper:
- Gantt-visningen er mere simpel end i rene projektstyringsværktøjer som MS Project. Hvis du har meget komplicerede afhængigheder, kan du savne avancerede funktioner.
2. status- og label-kolonner
De fleste elsker monday.coms farverige status-labels: “Ikke startet,” “I gang,” “Blokeret,” “Afventer feedback,” “Færdig,” osv. Det er supernemt at scanne et board og se, hvilke opgaver der mangler kærlighed. Du kan oprette dine egne labels, der passer til din proces.
Fordele:
- Klar kommunikation på en linje uden at skrive lange kommentarer.
- Mulighed for at filtrere efter status, så du hurtigt kan se “alle opgaver, der venter på kundegodkendelse.”
Ulemper:
- Er man ikke disciplineret, kan man risikere, at kolleger glemmer at opdatere status løbende.
- Mange statusmuligheder kan forvirre, hvis man ikke holder det simpelt.
3. automatiseringer
Eksempler på automatiseringer i monday.com kunne være:
- Send en besked i Slack, hvis en opgaves deadline passerer uden at opgaven er “Færdig.”
- Opret automatisk en underopgave, hvis en status ændres til “Godkendt.”
- Tildel en opgave til en bestemt person, når en label “Klagesag” vælges.
Fordele:
- Spar tid på gentagne handlinger.
- Mindre risk for at glemme at underrette de rette folk.
Ulemper:
- Komplekse flows kan blive svære at overskue og vedligeholde, hvis man går automation-amok.
- Nogle avancerede automationer kræver højere prisplan.
4. integrationer
monday.com har et marketplace og indbyggede integrationer til tjenester som:
- Google Drive (vedhæft og synkroniser filer).
- Slack (modtag notifikationer, når vigtige ændringer sker).
- GitHub (trak commits ind i boardet for udviklingsteams).
- Zoom (sæt møder op direkte).
- E-mail (automatisk send mail, når en status ændres eller en opgave oprettes).
Fordele:
- Alt i én platform—du slipper for at skifte frem og tilbage mellem for mange værktøjer.
- Stærkere teamwork, når data flyder mellem systemer.
Ulemper:
- Der kan være en “learning curve,” hvis du vil udnytte alle muligheder.
- Nogle integrationer kræver, at du har en vis plan hos monday.com eller betaler ekstra.
fordele ved at bruge monday.com
- brugervenlighed: Selv de, der ikke har stor erfaring med projektstyring, kan forstå “statuskolonner” og “tildel person.” Overfladen er ret intuitiv.
- forskellige visninger: Board, kanban, kalender osv. Du kan altid vælge den visning, der passer bedst til opgaven.
- god support og community: monday.com har en del guides, webinarer og et aktivt forum, hvor du kan hente hjælp og inspiration.
- visuelt og motiverende: De farverige labels og drag-and-drop-funktion gør det faktisk ret sjovt at “flytte” opgaver og opdatere status.
- fleksibel skalérbarhed: Start med et team på to personer, eller gå helt op til store enterprise-løsninger.
ulemper og potentielle udfordringer
- pris: monday.com er ikke det billigste projektstyringsværktøj på markedet. Gratisplanen er ret begrænset, og hvis du vil have automatisering, integrationer og flere brugere, kan det blive dyrt.
- komplekse projekter: Hvis du kører meget tunge projekter (fx konstruktion, store udviklingsprojekter med hundredvis af afhængigheder), kan monday.com føles lidt for enkelt. Systemet er ikke nødvendigvis bygget til at håndtere ultra-kompleks projektstyring.
- mangel på offline-tilstand: Hvis du mister internetadgang, er du ret meget “afskåret” fra dine boards.
- overvældende for nybegyndere: Selvom brugerfladen er pæn, kan muligheden for at oprette nye kolonner, statusser, automationer og integrationer betyde, at man let bliver forvirret, hvis man ikke har en klar plan.
prisplaner og licensmodeller
monday.com kører i skrivende stund med en “per seat” (altså per bruger) prissætning, der ofte findes i fem lag: Free, Basic, Standard, Pro og Enterprise. Funktionerne varierer meget mellem planerne. Eksempelvis:
- free: Begrænset til to brugere, meget få funktioner, ingen automatiseringer.
- basic: Giver mere lagerplads og mulighed for at invitere gæster, men stadig uden mange af de avancerede funktioner.
- standard: Tilføjer tidslinjevisning, Gantt, integrationskvote og nogle automatiseringer.
- pro: Flere integrationer, ubegrænsede automatiseringer, avanceret rapportering.
- enterprise: Til større organisationer med skræddersyede behov, SSO (Single Sign-On), dedikeret support, osv.
overvej dit team og behov
Hvis du kun er en lille virksomhed med 3-4 mand, kan du måske klare dig med en Standard-plan. Men hvis du har en marketingafdeling med 20 medarbejdere, der skal opsætte en masse avancerede workflows, eller du vil have styr på GDPR og sikkerhed, kigger du nok på Pro eller Enterprise.
case study – fra kaos til kontrol
Forestil dig en (hypotetisk) marketingafdeling kaldet “MarketReady.” De kører kampagner på tværs af Facebook Ads, Google Ads, e-mail marketing og offline-events. Før monday.com brugte de en kombination af:
- et stort Excel-ark til budgetter og tidsplaner
- Slack-kanaler til kommunikation
- Google Drive til filer
- masser af e-mails om, hvem der var ansvarlig for hvad
De følte, at opgaver ofte blev glemt, deadlines var uklare, og det var svært at se, hvem der ventede på hvad.
implementering af monday.com
MarketReady besluttede at prøve monday.com. De lavede et overordnet “Marketingkampagner”-board med kolonner for “Kampagnenavn,” “Deadline,” “Ansvarlig,” “Status,” og “Budget.” Hver kampagne var en række (row). Under kampagnen oprettede de “sub items,” der var konkrete opgaver (produktion af annonce, copywriting, landing pages, videoredigering, osv.).
resultater
- klar ansvarsfordeling: Alle så på boardet, hvem der var “ejer” af hver opgave.
- bedre overblik: Chefen kunne se, at 3 kampagner havde “forfalden deadline,” så hun kunne følge op samme dag.
- færre e-mails: I stedet for at spamme Slack med “er den annonce færdig?”, kiggede man blot på status-kolonnen.
- filhåndtering: Billeder og tekster blev vedhæftet direkte på opgaverne, så man slap for at lede i Drive.
- automation: Da en kampagnes status blev ændret til “afventer godkendelse,” gik en automatiseret besked til chefen om at tjekke og godkende.
et par ulemper
- De opdagede, at nogle integrationer (fx regneark til budgetoversigt) krævede en dyrere plan.
- Få medarbejdere savnede en “chat-funktion,” men monday.com henviste til Slack.
I det store hele var skiftet til monday.com dog en kæmpe gevinst for MarketReady. De sparer tid på koordinering, har færre misforståelser og oplever en glidende workflow.
hvordan kommer du i gang?
- kortlæg dine processer: Før du bare opretter et board, så tænk over, hvad du vil tracke: Er det opgaver, projekter, salgsleads, fejlrapporter, rekruttering?
- opret et board: Vælg en skabelon (monday.com tilbyder mange) eller start fra bunden. Tilpas kolonner: “Titel,” “Ansvarlig,” “Deadline,” “Status,” osv.
- inviter dit team: Indstil brugerniveauer (fx hvem er “admin,” hvem er “member?”). Husk at præsentere det nye værktøj i et lille team-møde, så folk forstår det grundlæggende.
- opret opgaver: Begynd at flytte din eksisterende to-do-liste ind i monday.com. Brug eventuelt en import-funktion, hvis du har data i et Excel-ark.
- definér automatiseringer: Start simpelt—fx at sende en notifikation, når nogen ændrer en opgaves status til “Klar til review.” Udbyg efterhånden, som I lærer platformen at kende.
- tag løbende feedback: Efter en uge eller to, kan I evaluere, om boardet/opsætningen giver mening. Tilpas kolonner og labels, hvis noget er uklart eller overflødigt.
praktiske tips og bedste praksis
- hold kolonnerne enkle: Undgå at have 15 forskellige kolonner, som kun 1 % af tiden bruges. For mange detaljer kan forvirre mere end det gavner.
- lav klare navngivninger: Sørg for at kalde dine kolonner noget entydigt, fx “Ansvarlig” i stedet for “Person” eller “Ejerskab.” Det samme gælder status-labels.
- udnyt overskrifter og grupper: Du kan gruppere rækkerne i sektioner, fx “Uge 1,” “Uge 2,” eller “Prioritet: Høj,” “Medium,” “Lav.” Giver en flot inddeling.
- brug farver konsekvent: Hvis “Rød” betyder “Blokeret,” så brug den konsekvent i alle boards, så teamet ved, at rød altid er kritisk.
- overvåg dine automatiseringer: Læg ud med et par enkle regler. Hvis du overdriver, kan du ende med, at alle får 50 notifikationer om dagen, og så ignorerer folk dem hurtigt.
- udnyt integrationer: Har du Slack? Opsæt en kanal, der giver besked ved vigtige deadlines. Bruger du Google Kalender? Synk deadlines, så du ser dem i din kalender.
- lav en ugentlig gennemgang: Indstil fx et fast møde mandag morgen, hvor I kigger på boardet sammen, opdaterer status, lukker færdige opgaver og planlægger de næste skridt.
monday.com vs. andre projektstyringsværktøjer
- trello: Trello er rent kanban, mens monday.com giver flere visningsmuligheder (tabel, Gantt, kalender). Trello er tit nemmere og billigere, men ikke lige så rigt på funktioner.
- asana: Asana og monday.com ligger tæt på hinanden i funktioner. Asana har dog en noget andet brugerflade, hvor tasks og subtasks er i fokus. monday.com er mere “visuelt” og kolonne-baseret.
- jira: Mest populær blandt softwareudviklere til agile metoder. Jira er meget avanceret på fejltracking og sprints, men har en stejlere læringskurve. monday.com er nemmere for ikke-tekniske teams.
- clickup: Har også en all-in-one tilgang. ClickUp kan være billigere i nogle tilfælde, men monday.com er ofte rost for brugervenlighed og design.
Dit valg afhænger af, om du prioriterer design, fleksibilitet, pris eller avancerede tekniske funktioner.
seo og monday.com
Selvom monday.com er et projektstyringsværktøj, kan det alligevel spille en rolle i din SEO-proces. Hvis du har et SEO-team eller eksterne samarbejdspartnere, kan du:
- Oprette et board dedikeret til SEO-opgaver (f.eks. søgeordsanalyse, on-page optimering, tekniske rettelser).
- Tilføje kolonner for prioritet, deadline og ansvarlig.
- Lave en integration til Google Sheets eller Slack, så når data opdateres (fx nye søgeord), ryger en notifikation ud.
- Automatisere workflows—hvis en SEO-analyse er afsluttet, kan der automatisk oprettes nye tasks for “implementering af ændringer på websitet.”
Det gør det lettere at spore, hvor langt man er i SEO-processen, og hvem der har bolden på de forskellige opgaver.
ofte stillede spørgsmål om monday.com
- er der en gratis version?
Ja, monday.com tilbyder en gratis plan, men den er ret begrænset i antal brugere og funktioner. Den er mest egnet til at teste platformen eller have et meget lille projekt. - kan jeg invitere gæster?
Ja, på de fleste plan-niveauer kan du invitere gæster, som kun har adgang til bestemte boards. Perfekt, hvis du samarbejder med freelancere eller eksterne kunder. - hvordan er sikkerheden?
monday.com kører via SSL-kryptering og tilbyder (på enterprise-niveau) funktioner som SSO, to-faktor-godkendelse og logning af brugeraktiviteter. - kan jeg bruge det på mobil eller tablet?
Ja, der er en app til både iOS og Android, så du kan opdatere status, se deadlines og kommentere opgaver på farten. - findes der danske oversættelser?
monday.com tilbyder flere sprog, men brugervilkår kan være på engelsk. Brugerfladen er dog ofte delvist oversat, og du kan tilpasse navne på kolonner og labels på dansk, så meget giver mening for danske brugere.
afsluttende refleksion
monday.com er blevet en af de mest populære projektstyringsplatforme på markedet – og med god grund. Den kombinerer en intuitiv brugerflade med en ret stor grad af tilpasning. For teams, der gerne vil have en enkel måde at visualisere opgaver og projekter på, uden at miste muligheden for avancerede funktioner, er monday.com et solidt valg.
Det kræver selvfølgelig en smule planlægning og vedligehold at få fuld værdi ud af platformen. Opgaver opdaterer ikke sig selv. Statusændringer sker kun, hvis medarbejderne er bevidste om at bruge systemet disciplineret. Men hvis I mestrer det, kan monday.com faktisk mindske e-mail-støj, forhindre at deadlines overses og give et klart billede af, hvem der laver hvad, hvornår.
konklusion: Har du brug for et fleksibelt værktøj, der kan rumme det meste fra en simpel “todo-liste” til større projekter, så er monday.com helt sikkert et kig værd. Det visuelle design gør det sjovere at arbejde med, og kombinationen af automation, integration og forskellige visninger (tabel, Gantt, kanban, kalender) dækker de flestes behov. Den største hurdle er ofte prisen, hvis du har mange brugere, men for de fleste professionelle teams opvejes dette af den tid og frustration, man sparer i det daglige samarbejde.
Hvis du er nysgerrig, så opret en gratis konto, leg lidt rundt med et par testopgaver, og se, om det matcher din arbejdsstil og teamets kultur. Måske vil du opdage, at monday.com kan være den digitale “mandag morgen”-tavle, der skaber orden i ugens kaos. God fornøjelse med at udforske platformen!
Skriv et svar