introduktion til freshbooks
jeg husker første gang, jeg stødte på freshbooks. jeg var ved at opgive på at håndtere min virksomheds regnskab i excel og diverse manuelle noter. “er der ikke en nemmere måde at sende fakturaer og følge med i indbetalinger?” tænkte jeg. så anbefalede en ven freshbooks – og ja, det er et regnskabsværktøj, men med fokus på enkelhed og brugervenlighed, så du slipper for økonomiske hovedpiner.
freshbooks er nemlig en cloud-baseret platform, der hjælper freelancere, konsulenter og små virksomheder med at lave fakturaer, spore udgifter og tiden brugt på projekter, opkræve betalinger og holde styr på moms og rapporter. i denne artikel vil jeg gennemgå, hvad freshbooks kan, hvilke funktioner og fordele den tilbyder, hvilke begrænsninger du bør være opmærksom på – samt en konkret case, der viser freshbooks i praksis.
hvad er freshbooks – kort overblik
freshbooks startede i canada som en enkel faktureringsservice, men har udviklet sig til en samlet regnskabsplatform. den er rettet mod mindre virksomheder, freelancere og soloprenører, der ikke har en fuldtidsrevisor ombord og gerne vil spare tid på det administrative.
freshbooks tilbyder blandt andet:
- fakturering: opret, tilpas og send fakturaer digitalt.
- udgiftssporing: tilføj udgifter manuelt eller importér fra en bankkonto/kreditkort.
- tidsregistrering: log timer på projekter og fakturér kunder baseret på timeforbrug.
- betalingsmuligheder: modtag online betalinger via kreditkort, paypal og andre gateways.
- rapporter og moms: se din cashflow, overskud, udgifter og skattepligtige beløb.
- projektstyring light: samarbejd med kunder, lav feedback-runder osv.
formålet er at frigøre dig for besværet ved manuel bogføring, samtidig med at du opretholder en professionel fremtoning over for dine kunder.
funktioner og moduler i freshbooks
1. fakturering
en af kernefunktionerne i freshbooks er muligheden for at generere flotte, tilpassede fakturaer. du kan:
- vælge mellem forskellige designskabeloner
- tilføje dit eget logo og farvetema
- indsætte timeforbrug, varelinjer eller faste beløb
- vælge sprog og valuta, hvis du har internationale kunder
når fakturaen er sendt, får du besked, så snart kunden åbner den (hvis kunden åbner den online). du kan endda tilknytte online betaling, så kunden kan klikke på “betal nu” og overføre via kreditkort eller paypal.
fordele:
- hurtigt at oprette professionelle fakturaer, der matcher dit brand.
- automatisk rykkerflow: freshbooks kan sende venlige påmindelser til kunden, hvis betaling udebliver.
ulemper:
- der kan være transaktionsgebyrer, hvis du vælger den indbyggede betalingstjeneste.
- visse avancerede funktioner (fx ean-fakturering, hvis du har danske offentlige kunder) findes ikke nødvendigvis.
2. udgiftssporing og bogføring
hver gang du afholder en udgift, fx køber software eller kontorartikler, kan du registrere den i freshbooks. du kan:
- importere transaktioner fra en tilknyttet bankkonto eller kreditkort.
- tage et billede af en kvittering og uploade den direkte (via mobilapp).
- kategorisere udgifter (fx “kontorudgift,” “marketing,” “it-software,” osv.).
freshbooks lægger alle transaktioner i et overskueligt regneark-lignende interface. du kan vælge at markere en udgift som “fakturerbar” (hvis du vil lade kunden betale for den udgift).
fordele:
- godt overblik over, hvor pengene ryger hen, og let at lave refakturering.
- sparer dig for at rode med papirbilag, da du bare kan uploade billeder.
ulemper:
- mindre tilpasset til danske momsregler, hvis du fx skal håndtere 0%-moms på visse varer eller eu-salg. du skal selv være opmærksom på korrekte momssatser.
- hvis du har avanceret lagerstyring, kan freshbooks føles for begrænset.
3. tidsregistrering
til freelancere eller konsulenter, der arbejder på timebasis, er tidsregistreringen en kærkommen funktion. du kan:
- logge timer pr. projekt eller kunde.
- tilføje en note om, hvad du har lavet i den pågældende timeblok.
- vælge, om timerne skal vises på fakturaen som en detaljeret liste eller blot et totalantal.
dette gør det supernemt at generere en faktura i slutningen af en periode med alle registrerede timer inkluderet. du slipper for eksterne tidsregistreringsværktøjer, da freshbooks integrerer det i regnskabet.
fordele:
- du undgår at bruge separate apps til timesporing.
- du kan nemt bevise over for kunden, hvordan timerne er brugt.
ulemper:
- funktionaliteten er begrænset til enkel tidslogning og er ikke en fuld projektstyringsapp.
- hvis du har komplekse projektplaner med gantt-diagram osv., skal du eventuelt bruge et andet værktøj parallelt.
4. betaling og integrationer
freshbooks giver mulighed for, at dine kunder betaler direkte via fakturaen med kreditkort, stripe, paypal m.m. beløbet ryger automatisk ind i dit regnskab. du får besked, når betalingen er gået igennem.
du kan også integrere freshbooks med andre tjenester som shopify, woocommerce (via tredjeparts plugins), google workspace osv.
fordele:
- nem online betaling kan betyde hurtigere kasseflow.
- sammenkobling med e-commerce gør fakturering og bogføring mere automatisk.
ulemper:
- transaktionsgebyr varierer, og nogle gateways er måske ikke understøttet.
- bankintegration kan være mindre glat i en dansk kontekst end i fx usa, så du skal tjekke, om din bank understøttes.
5. rapporter og moms
freshbooks laver flere typer rapporter:
- overskudsrapport (income statement): viser indtægter, udgifter og fortjeneste i en given periode.
- saldorapport (balance sheet): giver et overblik over aktiver, passiver og egenkapital.
- momssummer: viser, hvor meget du har opkrævet i moms vs. dine købsmoms, så du kan afregne differencen.
bemærk dog, at freshbooks er et internationalt produkt, og danske momsregler (fx ean, udenrigssalg, omvendt moms) er ikke nødvendigvis indbygget. du kan stadig håndtere moms, men du bør holde øje med, at satser og kategorier stemmer overens med danske krav.
fordele:
- enkelt at få et hurtigt overblik over, om du tjener penge, og hvad du skylder i skat/moms.
- rapporter kan eksporteres til pdf, excel osv., så din revisor kan bruge dem.
ulemper:
- freshbooks er ikke specialudviklet til danske forhold, så fx hvis du har brug for danske lønfunktioner eller danløn-integration, skal du muligvis kigge på en anden løsning.
- momsopsætning kan kræve mere manuel justering for at matche danske satser.
case: en freelance-webdesigner
lad os tage et (hypotetisk) eksempel: michael er freelance-webdesigner med kunder i både danmark og udlandet. han har ofte timelønnede projekter, men udgifter til software (fx adobe cc, hosting) og møder med kunder, som han refakturerer.
implementering af freshbooks
- oprettelse: michael oprettede en freshbooks-konto, indtastede basale virksomhedsoplysninger, valgte en plan, og opsatte sit logo på fakturaer.
- kunder: han indtastede sine eksisterende kunder og satte standardpriser for timearbejde.
- tidslog: når michael arbejder på et projekt, starter han freshbooks-tidsregistrering. ved dagens ende har freshbooks gemt antallet af timer brugt pr. kunde.
- udgifter: hvis michael køber domæner, temaer eller andet på vegne af kunden, uploader han kvitteringen. freshbooks gemmer den og markerer den som “fakturerbar” til kunden.
- fakturering: ved projektets afslutning trykker michael “opret faktura,” og freshbooks inkluderer automatisk de registrerede timer og udgifter. han sender fakturaen til kunden online, og kunden kan betale med kreditkort.
resultater
- michael sparer tid, fordi han ikke skal taste timer ind i excel og kopiere beløb over i en word-faktura. alt er samlet ét sted.
- han har styr på sine udgifter: ved hvert køb uploader han kvitteringen, så intet glemmes.
- freshbooks genererer en rapport, der viser, hvor meget moms, michael skal angive for sit salg i danmark. (for de internationale kunder, skal michael dog holde øje med fakturering uden moms – det stiller freshbooks ind via en “momssats=0 %”-indstilling.)
fordele ved freshbooks
- brugervenlighed: freshbooks er kendt for sin enkle og overskuelige brugerflade. det er ret intuitivt at finde rundt i.
- god til freelancere: specielt for dem, der arbejder på timebasis og vil have en integreret løsning til tidsregistrering og fakturering.
- online betalinger: kunder kan betale direkte fra fakturaen, hvilket ofte fører til hurtigere betaling.
- mobilapp: du kan tracke tid og udgifter på farten.
- kundeservice: freshbooks er anerkendt for hjælpsom og venlig support, dog mest på engelsk.
ulemper eller begrænsninger
- ikke særligt “dansk”: freshbooks er ikke lavet til danske momstyper eller ean-baserede fakturaer, så hvis du håndterer offentlige kunder eller komplekse momsregler, kan du mangle funktioner.
- pris: freshbooks er et betalt produkt med månedlige eller årlige planer baseret på antallet af klienter og funktioner. for nogle små virksomheder kan fx dinero eller billy (danskspecifikke alternativer) være billigere og bedre gearet til den danske skattemodel.
- avanceret lagerstyring: hvis du har brug for at styre lagerbeholdning, er freshbooks ret begrænset. det er primært et fakturerings- og bogføringssystem.
- revisions-/årsrapport: freshbooks laver ikke en dansk årsrapport. du kan udtrække data til en revisor, men skal forvente mere manuel håndtering af årsregnskab.
freshbooks’ planer og priser
freshbooks kører med forskellige “packages” – fx lite, plus, premium og select (den sidste er for større virksomheder). alle har forskelligt maks. antal klienter, funktioner osv. i “lite” kan du fx fakturere op til 5 kunder om måneden, hvilket kan være for lidt, hvis du har mange små ordrer. “plus” giver flere kunder og flere rapporter, mens “premium” henvender sig til dem med en betragtelig kundebase.
prisniveau er typisk i dollars, så du skal regne med, at der er en valutakurser og muligvis moms/told oveni. nogle gange kører freshbooks kampagner eller rabatter for nye brugere.
hvordan kommer du i gang?
- lav en 30-dages prøveperiode: freshbooks tilbyder ofte en gratis prøve i 30 dage, så du kan teste.
- opsæt din konto: vælg sprog/valuta, læg firmalogo ind, konfigurer moms (dansk 25 %) og test en faktura til dig selv.
- integrér bank: hvis du vil importere udgifter. tjek om freshbooks understøtter din bank. hvis ikke, kan du måske uploade csv-filer fra din netbank.
- send en ægte faktura: se, hvordan det føles for kunden at modtage, og om de betaler online.
- bogfør dine udgifter: upload et par kvitteringer og se, hvordan systemet kategoriserer dem.
- evaluer: efter prøveperioden, tjek om freshbooks matcher dine behov, eller om du kræver mere/danskere features.
seo og freshbooks
du spørger måske: hvad har freshbooks med seo at gøre? det er rigtigt, freshbooks er ikke et seo-værktøj. men hvis du driver en onlinevirksomhed, kan freshbooks spare dig en masse tid på bogføring, så du kan fokusere mere på marketing, herunder seo. for webbureauer, marketingkonsulenter og freelance skribenter, der fakturerer mange timer, er freshbooks en oplagt måde at strømline fakturering og tidstracking på, mens man investerer flere ressourcer i at opbygge søgeordsoptimerede artikler eller linkbuilding.
er freshbooks for dig?
freshbooks er især velegnet, hvis du:
- er freelancer eller micro-virksomhed med en lille håndfuld kunder.
- laver timebaserede projekter, hvor tidsregistreringen skal flyde let over i fakturering.
- vil have en pæn, brugervenlig regnskabsløsning, uden at du går i revisor-mode.
- ikke har komplekse danske bogføringsbehov (ean-fakturering, særregler).
- er komfortabel med et engelsk interface og evt. kundesupport på engelsk.
er du derimod en virksomhed, der:
- har brug for omfattende lagerstyring, eller
- skal fakturere danske offentlige institutioner via ean, eller
- vil have en dansk regnskabsløsning, der integrerer 100 % med skat.dk og bankerne herhjemme –
så er freshbooks måske ikke det bedste valg. så kunne alternativer som e-conomic, dinero, billy, uniconta eller economic-lignende platforme være mere oplagt.
afsluttende tanker
freshbooks er en sympatisk, overskuelig regnskabs- og faktureringsplatform, som millioner af brugere verden over har valgt, fordi den netop sætter brugervenlighed i fokus. for freelancere og små virksomheder, der primært arbejder med internationale kunder eller synes, at engelsksprogede systemer er helt fine, er freshbooks en god løsning, der både håndterer fakturaer, tidsregistrering og udgiftssporing i én pakke.
i en dansk kontekst fungerer freshbooks bedst, hvis du har relativt simple behov for moms og ikke behøver ean-fakturering eller integrationer til danske lønsystemer. men selve brugeroplevelsen er top-notch, og supporten er anerkendt for at være hjælpsom (på engelsk). prisen er i den højere ende sammenlignet med nogle danskudviklede alternativer, men hvis du prioriterer en lækker brugerflade og time-tracking, kan det sagtens være investeringen værd.
konklusion: freshbooks kan gøre regnskab og fakturering langt mere strømlinet for freelancere og mindre firmaer, der arbejder projektdrevet og timebaseret – især i et internationalt perspektiv. lad dig ikke afskrække af det engelske sprog eller valutaniveauet, hvis du ser værdi i nem fakturering, indbygget online betaling og en alt-i-en-løsning. start med en prøveperiode, test fakturaflow og udgiftssporing, og mærk, om freshbooks giver dig overskud i hverdagen. god regnskabsløsning!
Skriv et svar